Mình đã từng nhận được câu hỏi đó vài lần. Đó là một nhận định thoạt nghe có vẻ hơi đánh giá thấp những người làm HR, nhưng mình hiểu vì sao lại có những nhận định như vậy.

Đó là bởi vì người hỏi có nhận định rằng phạm vi công việc HR truyền thống chỉ bao gồm những việc thuần hành chính như quản lý giấy tờ nhân viên (dù nghe đơn giản nhưng đó chưa chắc là một công việc đơn giản ‘không học cũng làm được’!). Hoặc chỉ đơn giản là người hỏi chỉ nhìn thấy phần nổi của tảng băng này thôi:

Hình của AIHR

Tuy nhiên, trong môi trường làm việc trở nên ngày càng hiện đại và đa chiều hơn, vai trò của HR cũng đã thay đổi và tiến hóa rất nhiều. Bằng chứng là trong suốt những năm trở lại đây đã xuất hiện những chức năng rõ ràng trong phạm HR cùng với nhiều vị trí công việc như HRBP, Talent Acquisition, Employer Branding... Những vị trí này ngày càng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động con người của doanh nghiệp.

Và bạn hãy nhìn vào phần chìm của tảng băng ở trên, với rất nhiều chức năng khác nhau cũng đòi hỏi ở người làm HR rất nhiều mảng kiến thức và kĩ năng ở nhiều lĩnh vực khác nhau.

Vậy để làm HR giỏi thì cần học gì?

Đó cũng là câu hỏi mà vài năm trước mình khá loay hoay khi cần xác định những vùng kĩ năng để phát triển trong nghề nghiệp. Và nó được tóm gọn trong hình này:

SHRM Body of Competency and Knowledge - Hình từ SHRM

Đây là SHRM Body of Competency & Knowledge được tạo ra bởi Hiệp hội Quản trị Nhân sự Hoa Kỳ (SHRM) để mô tả những năng lực cần thiết của một người làm Nhân sự, từ năm 2011.

Lúc nhìn thấy competency model này lần đầu tiên, mình đã phải thốt lên rằng đây chính là thứ mình cần tìm. Mô hình này giúp mình tự đánh giá lại những kĩ năng mình đang có, và nhận thức được những mảng năng lực mình còn thiếu. Giờ thì cùng nhìn sâu hơn và phân tích sơ qua những năng lực này ha.

Năng lực kĩ thuật – Technical competencies

Đây là những lĩnh vực chuyên môn (domain) về Nhân sự, bao gồm 4 domains chính. Trong 4 domain này lại có những chức năng (function) khác nhau. Đây cũng là những nội dung chính mình được học ở chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực hồi Đại học nè.

• Con người

  • Thu hút và giữ chân nhân tài (Talent Acquisition and Retention)

  • Gắn kết nhân viên (Employee Engagement)

  • Đào tạo và phát triển (Learning and Development)

  • Chế độ đãi ngộ (Total Rewards)

• Tổ chức

  • Cấu trúc của chức năng HR

  • Tính hiệu quả và sự phát triển của tổ chức

  • Quản trị đội ngũ lao động

  • Quan hệ lao động

  • Công nghệ và dữ liệu

• Môi trường làm việc

  • Nhân sự trong bối cảnh toàn cầu hóa

  • Sự đa dạng và hòa nhập

  • Quản lý rủi ro

  • Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR)

  • Pháp luật lao động

• Chiến lược

  • Chiến lược Nhân sự và chiến lược Kinh doanh

Năng lực hành vi – Behavioral competencies

Nếu những năng lực kĩ thuật ở trên nói về “What to know” thì những năng lực về hành vi thiên hướng về việc “How to do” nhiều hơn. Đó là những năng lực mềm nhưng vô cùng quan trọng, như những chất xúc tác để những năng lực kĩ thuật phát huy hiệu quả hơn, cũng như gia tăng giá trị tạo ra của bộ phận Nhân sự cho doanh nghiệp và cho ban quản lý nói riêng.

Mình tin rằng, càng ngày bộ phận Nhân sự càng trở nên quan trọng trong mỗi doanh nghiệp và có tiếng nói hơn với bộ phận quản lý là nhờ những năng lực hành vi này.

1. Lãnh đạo và Định hướng (Leadership & Navigation): Khả năng chỉ đạo, khởi phát hoạt động, và xây dựng quy trình trong tổ chức.

2. Hành xử theo các tiêu chuẩn đạo đức (Ethical Practice): Khả năng tích hợp những giá trị cốt lõi, tính chính trực trong tất cả hoạt động vận hành và kinh doanh của tổ chức.

3. Hiểu và có sự nhạy cảm về kinh doanh (Business Acumen): Khả năng thấu hiểu về hoạt động kinh doanh để đóng góp vào quá trình hoạch định chiến lược Nhân sự tương hợp với chiến lực kinh doanh.

4. Quản trị mối quan hệ (Relationship Management): Khả năng quản trị các mối quan hệ trong quá trình vận hành của doanh nghiệp.

5. Khả năng tư vấn (Consultation): Khả năng nắm bắt, phân tích vấn đề và tư vấn cho các bên liên quan

6. Khả năng đánh giá phản biện (Critical Evaluation): Khả năng đánh giá tình huống và thu thập thông tin để đưa ra những quyết định trong vận hành của tổ chức.

7. Đạt hiệu quả cao trong môi trường toàn cầu và đa văn hóa (Global & Cultural Effectiveness)

8. Khả năng giao tiếp (Communication): Khả năng trao đổi thông tin hiệu quả với các bên liên quan.

Mô hình này để làm gì?

Thật ra đây là mô hình được xây dựng làm nền tảng để học tập và thi lấy 2 chứng chỉ tầm quốc tế có giá trị nhất của ngành HR: SHRM Certified Professional (SHRM-CP™) và SHRM Senior Certified Professional (SHRM-SCP™). Bạn muốn tìm hiểu thì có thể xem chi tiết hơn ở đây nè.

Cho dù bạn không có ý định lấy chứng chỉ, mình tin rằng đây là một mô hình cực kì toàn diện để:

1/ tự đánh giá năng lực hiện tại của mình trong ngành

2/ xác định những loại năng lực mình còn yếu để phát triển

Tùy vào mức độ kinh nghiệm và vai trò hiện tại của bạn mà trọng số của mỗi năng lực sẽ khác nhau. Mô hình này không chỉ chỉ ra rõ ràng những năng lực cần thiết để trở thành một người HR giỏi, nó còn thể hiện rằng bộ phận HR hoàn toàn có thể tạo ra giá trị và ảnh hưởng trực tiếp lên kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Và đấy, lần sau nếu có ai hỏi bạn rằng làm HR thì không học cũng làm được phải không, thì mình có thể đưa cái bảng này ra và cùng phân tích ha :P.

Hồng Ngân.

Trong những năm đầu làm tuyển dụng trong ngành IT, đôi khi mình tự thấy như một con bot. Khi nói chuyện với ứng viên, mình phải mở cùng một lúc 2 cửa sổ chat – 1 cửa sổ chat với ứng viên, còn một cái còn lại thì chat với anh Hiring Manager của công ty. Mỗi khi ứng viên hỏi câu gì đó về công nghệ là mình copy paste qua cửa sổ chat với anh hiring manager và sau đó lại copy paste câu trả lời qua lại cho ứng viên *feeling stupid*

Rồi dần dần sau đó mình quyết định không thể làm con bot như vậy nữa. Mình kết nối nhiều hơn với hiring managers và học những kiến thức nền tảng về công nghệ, ngôn ngữ lập trình – học đủ để hiểu được cách mọi thứ vận hành trong một dự án/ sản phẩm công nghệ.

Và từ sau đó, mình vừa học vừa làm và tự rút tỉa ra được những cách thức cho riêng mình.

Vậy với những bạn mới vào ngành thì nên học gì, tập trung vào những loại kỹ năng nào, để không là một… con bot như mình :D. Hãy cùng đọc bài viết này để hiểu thêm nhé!

Kiến thức nền tảng về công nghệ

Khi liên hệ với ứng viên, họ thường sẽ có kha khá câu hỏi về vị trí công việc, dự án, sản phẩm… Hãy tưởng tượng xem, bạn là người trực tiếp liên hệ với họ nhưng không thể trả lời được những câu cơ bản như dự án này làm trong ngành (industry) nào, công nghệ và ngôn ngữ chính team đang sử dụng là gì… thì sẽ rất mất điểm trong mắt ứng viên.

Như câu chuyện con bot là mình ở trên, thật ra hồi đó anh ứng viên hỏi về dự án nhưng chỉ hỏi những câu cơ bản như dự án làm trong ngành (industry) nào, dự án đó làm framework nào và công nghệ nào, làm việc trực tiếp với khách hàng hay team nội bộ… Nhưng chỉ là, mình cứ thấy hỏi vào dự án là mặc định mình không (thể) biết (được), nên mới phải “cầu cứu” người khác như vậy.

Bản thân tụi mình không phải là người làm IT và không cần biết cách lập trình, nhưng việc hiểu cách nói chuyện và nói được ‘ngôn ngữ’ của các bạn IT là điều rất quan trọng. Bạn nên tìm hiểu các ngôn ngữ lập trình, framework phổ biến, industry của dự án/ sản phẩm công ty bạn là gì, cách công ty vận hành và sự liên quan của các team/ vị trí với nhau.

Điều này cho phép bạn nói chung một ngôn ngữ với ứng viên, cung cấp được cái nhìn toàn cảnh về dự án/ sản phẩm mà họ sẽ làm, vì vậy sẽ tạo cho họ cảm giác tin cậy và trải nghiệm ứng viên cũng tốt hơn nữa.

Tư duy dịch vụ khách hàng

Mình biết tư duy nghe có vẻ không liên quan lắm, nhưng mình thật sự xem và hành xử với ứng viên như thể họ là khách hàng sử dụng một sản phẩm dịch vụ gì đó của công ty vậy.

Khi xem ai đó như một khách hàng, điều đó có nghĩa là bạn như người làm dịch vụ chăm sóc khách hàng. Không phân biệt đó là khách hàng ở vị trí dễ tuyển hay khó tuyển, không phân biệt đó là junior hay senior.  Bạn hiểu những gì họ cần, hiểu về ‘sản phẩm dịch vụ’ của công ty mình, và biết rằng khi nào họ sẽ cần trợ giúp – để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho họ.

Điều đó được thể hiện bằng những cách thức rất đa dạng, từ những việc siêu nhỏ như hướng dẫn họ cách đỗ xe khi tới phỏng vấn, chia sẻ chi tiết về các vòng phỏng vấn và ai sẽ tham gia, họ có vai trò gì trong công ty.

Điều này sẽ giúp tăng sự hài lòng trong trải nghiệm ứng viên, và mình tin là nó cũng sẽ mang lại sự hài lòng cho chính bạn với công việc của mình.

Giao tiếp hiệu quả

Nói được chung ngôn ngữ với ứng viên là một chuyện, tuyển dụng không phải chuyện của công nghệ – mà là chuyện của con người.

Là một người làm tuyển dụng, bạn là ‘sứ giả’ của công ty đối với ứng viên. Vì vậy, một khả năng giao tiếp khéo léo, vừa đủ để xây dựng mối quan hệ với ứng viên, truyền đạt đúng những đặc điểm của công việc và môi trường làm việc của công ty là rất quan trọng.

Một điều quan trọng trong việc giao tiếp với ứng viên đó là hãy giao tiếp hiệu quả, nhưng chân thật nhất có thể.

Những buổi tiệc tùng và bàn bi lắc trong văn phòng thì luôn rất cool đó, nhưng điều ứng viên thật sự cần biết thì sâu hơn những điều hiện diện ở website và những bức ảnh trên mạng xã hội. Bạn – ‘sứ giả công ty’ ở đó, để cho họ cái nhìn gần hơn và chân thật hơn về môi trường làm việc bên trong, về team dự án mà họ sẽ làm cùng, những điều gì phù hợp và có thể cần cân cân nhắc thêm khi phỏng vấn.

Mọi ứng viên sẽ đều đánh giá cao và có thiện cảm, nếu bạn thật sự mang đôi giày của một ứng viên – dù ở trong vai trò người tuyển dụng.

Ngoài ra, nếu bạn đủ khéo léo, ứng viên còn xem bạn như một người đồng hành tinh thần cùng họ trong quá trình ứng tuyển. Bạn biết đó, dù có bao nhiêu kinh nghiệm đi nữa, phỏng vấn và ứng tuyển luôn là một quá trình không mấy dễ chịu mà.

Kĩ năng giải quyết vấn đề

Trong suốt quá trình tuyển dụng, có rất nhiều sai số có thể xảy ra. Chẳng hạn như ứng viên bỏ phỏng vấn giữa chừng, đôi khi còn cancel offer ngay trước ngày onboarding, ứng viên có offer tốt hơn từ công ty khác, hay công ty đã offer ứng viên rồi nhưng đột ngột cancel vị trí tuyển…

Trong những tình huống như vậy, người làm tuyển dụng là người cần có kĩ năng giải quyết vấn đề, tìm giải pháp phù hợp cho các bên và giữ cho mọi thứ tối ưu nhất có thể.

Một lần, khi ứng viên báo cho mình rằng, dù rất thích vị trí Technical Lead ở công ty mình, nhưng bạn ấy đã nhận được một offer tốt hơn. Bằng một sự tò mò chân thành, mình hỏi liệu rằng mình có thể biết nó tốt hơn ở điểm nào không? Đó là lương cao hơn, hay team hợp hơn hay công nghệ đúng với nhu cầu của bạn hơn – thì may mắn gặp bạn ứng viên đó cũng cởi mở chia sẻ rằng tất cả mọi thứ bạn ấy đều thích công ty mình hơn, trừ việc bạn ấy được offer lương cao hơn.

Sau đó mình chia sẻ lại thông tin này với team, và bàn bạc xem có cách nào cả hai bên có thể hợp tác với nhau không. Và team mình đã đề xuất thêm một option cho bạn ấy, rằng sau x tháng làm việc có thể đánh giá performance và bạn ấy có thể có một khoảng cao hơn offer kia. Đó là giải pháp đi thẳng vào vấn đề khi bạn ấy cởi mở chia sẻ thật về lí do từ chối offer, và cuối cùng thì bạn ấy chọn công ty mình :).

Mình chọn một câu chuyện “thành công” điển hình để kể thôi, ngoài ra sẽ có nhiều biến số khác nữa. Đôi khi thành công, đôi khi không – vì bạn không kiểm soát được tất cả các biến số. 

Nếu bạn ứng viên đó không cởi mở chia sẻ về lý do muối từ chối offer thì chắc mọi thứ đã dừng lại ở đó. Ý mình ở đây là, nếu một IT Recruiter đủ linh hoạt và khéo léo và có kĩ năng giải quyết vấn đề, bạn sẽ biết cách khai thác tất cả những dữ liệu đang có để tìm ra được giải pháp phù hợp nhất hoặc ít nhất là có thêm một sự lựa chọn cho các bên.

Tóm lại,

Chắc chắn bạn sẽ cần học thêm vài kĩ thuật sourcing ứng viên hay cách screeen một CV IT và ti tỉ những thuật ngữ IT cần thiết – đó là những kĩ năng chuyên môn (technical skills) của một người làm tuyển dụng trong ngành IT mà chắc chắn bạn sẽ cần phải học hỏi thêm.

Nhưng, vào cuối ngày, tuyển dụng thực chất là một công việc liên quan đến con người. Vì vậy, những tư duy và kĩ năng làm việc với con người là những yếu tố cốt lõi tạo nên một người làm tuyển dụng giỏi.

Ô kê, muốn cải thiện hiệu quả công việc, đầu tiên chúng ta cần đo lường được tính hiệu quả hiện tại đang ở đâu. Từ đó, mình sẽ có nền tảng để định hình cách thức và những yếu tố để cải thiện.

Bài viết này mình sẽ chia sẻ cách đo lường hiệu quả của tuyển dụng bằng 5 chỉ số phổ biến mà ai làm tuyển dụng cũng nên biết. 

1. Thời gian tuyển dụng từng vị trí - Time to fill

Đây là chỉ số chỉ thời gian từ lúc bắt đầu quá trình tuyển dụng cho đến lúc một ứng viên được tuyển thành công bắt đầu đi làm. 

Chỉ số này thường bị ảnh hưởng bởi tình hình thị trường, hoặc quy trình tuyển dụng của một công ty. Thời gian tuyển dụng càng ngắn thì càng hiệu quả.

2. Chất lượng ứng viên - Quality of hire

Tiêu chí này thường được đánh giá sau khi ứng viên bắt đầu công việc và hoàn tất quá trình thử việc trong vòng 60 ngày. Có những người thể hiện rất tốt và đầy triển vọng trong phỏng vấn, nhưng chưa chắc khi vào làm việc thì lại đúng như kỳ vọng. Tuyển dụng thường có nhiều biến số mà. 

Đây là một trong những chỉ số quan trọng nhất, nhưng cũng khó đo lường nhất. Vì cái giá phải trả cho một người tuyển-nhầm (mishire) là rất lớn. 

3. Nguồn ứng viên - Source of hire

Tương tự như lập luận ở đầu bài, để biết nguồn ứng viên nào là hiệu quả thì phải biết thực trạng và hiệu quả thực tế đến từ từng kênh. Chỉ số này sẽ rất quan trọng để bạn nhận diện được những nguồn tuyển dụng hiệu quả và giảm thời gian tuyển dụng trên mỗi vị trí (time to hire) sau này. 

Những nguồn ứng viên hiệu quả nhất đó là những nguồn ít tốn chi phí nhất nhưng chất lượng ứng viên cao nhất. Ví dụ: nguồn thông qua chương trình giới thiệu nội bộ - internal referral.

4. Chi phí trên mỗi ứng viên tuyển dụng thành công - Cost per hire

Cost per hire = Tổng chi phí tuyển dụng trong năm (hoặc quý)/ tổng số ứng viên tuyển dụng thành công trong năm (hoặc quý)

Tổng chi phí này bao gồm tất cả những chi phí liên quan đến tuyển dụng như trả cho dịch vụ thuê ngoài, chi phí đăng tuyển trên cổng việc làm, chi phí thưởng giới thiệu nội bộ…

Chỉ số này không chỉ hữu ích để bạn tính toán chi phí đã sử dụng, mà còn là một chỉ số tham khảo để lên kế hoạch ngân sách tuyển dụng cho quý/ năm sau nữa.

5. Tỉ lệ đồng ý offer - Offer acceptance rate

Tỉ lệ nhận offer = số ứng viên đồng ý offer chia cho tổng số offer được gửi đi.

Niềm vui nhất của người làm tuyển dụng đó là ứng viên “chốt deal” thành công. Và ngược lại, cũng không ít lần ứng viên sẽ không nhận job offer vì nhiều lý do khác nhau. 

Chỉ số này vô cùng quan trọng trong việc nhận diện những yếu tố về lương, thưởng, chương trình phúc lợi, cách thức tuyển dụng… hiện tại của công ty có đủ cạnh tranh với thị trường không. 

Nếu bạn có Hệ thống lưu trữ ứng viên - Applicant Tracking System thì khả năng cao là sẽ có dashboard tính toán những chỉ số này tự động theo tháng/ quý/ năm.

Nếu bạn không sử dụng ATS thì việc tính toán những chỉ số này cũng khá đơn giản, hoàn toàn có thể làm bằng excel.

Đây là những yếu tố nền tảng giúp bạn nhận diện độ hiệu quả của tuyển dụng. Hơn nữa, những chỉ số này cũng là những chỉ dấu giúp bạn nhận diện được những lĩnh vực cần được cải thiện trong quy trình tuyển dụng nói riêng và toàn bộ chính sách của công ty nói chung. 

#WOTN5

Bài viết thuộc thử thách viết 30 ngày của khóa học Writing On The Net.

Từ góc nhìn của một người làm HR, mình rất thích cách các bạn ở Mở tạo ra văn hóa tổ chức rất có dấu ấn riêng. Điểm nổi bật nhất đó chính là sự đồng hành từ team Mở trên nhiều mặt: cung cấp thông tin cần thiết, chia sẻ về mặt tinh thần và cảm xúc. 

Vâng, đi học cũng được chia sẻ (rất nhiều) về mặt tinh thần và cảm xúc. Channel #kudos của các bạn làm mình nhớ đến một yếu tố quan trọng trong việc tạo ra sự gắn kết của nhân viên: văn hóa ghi nhận - culture of kudos.

Channel này nhộn nhịp lắm nè

Văn hóa ghi nhận - culture of kudos là gì?

Văn hóa ghi nhận được xây dựng dựa trên sự ghi nhận và đánh giá cao những đóng góp dù lớn hay nhỏ giữa những thành viên trong một tổ chức.

Một yếu tố quan trọng tạo ra văn hóa ghi nhận đó là việc ghi nhận (kudos) có thể được thực hiện bất cứ lúc nào và bởi bất cứ ai. Hổng cứ để tới Feedback hay Appraisal session mới ghi nhận đóng góp của họ từ… 3 tháng trước nó nguội lắm rồi, hãy kudos hào phóng lên nàoo!

Định nghĩa cho sự đóng góp không chỉ giới hạn ở kết quả to lớn cuối cùng, to như kiểu tuyển chốt deal được một senior technical lead siêu có giá cho team. Nó có thể chỉ là những việc nhỏ hơn, như bạn Mai nỗ lực giải thích về chương trình bảo hiểm y tế cho một nhân viên mới vô cùng nhiệt tình (mà không được yêu cầu), cũng là một đóng góp đáng được ghi nhận.

Văn hóa ghi nhận giúp ích gì?

Có 3 yếu tố cấu thành sự gắn kết của nhân viên với tổ chức: Sự gắn kết về nhận thức - cognitive engagement, sự gắn kết về mặt vật lý - physical engagement và sự gắn kết về cảm xúc - emotional engagement. 

Source: The 3 Types Of Employee Engagement You Should Know

Sự ghi nhận tạo ra sự gắn kết về mặt cảm xúc với công việc, gắn kết giữa những giá trị họ tạo ra và làm họ cảm thấy có ý nghĩa. Vì vậy, văn hóa ghi nhận là một cấu phần rất lớn trong việc tạo ra vòng tròn màu hồng ở trên: Emotional Engagement - sự gắn kết về mặt cảm xúc cho nhân viên.

Dopamine là chất dẫn truyền thần kinh được tạo ra mỗi khi chúng ta cảm thấy vui vẻ. Còn oxytocin được biết đến như ‘hormone tình yêu’. Cả hai hormone này sẽ được tạo ra khi ai đó cảm thấy được công nhận những gì họ làm, hoặc nhận được những phản hồi tích cực. Vì thế họ sẽ có xu hướng tiếp tục phát huy những điều tích cực đó trong công việc để lại cảm thấy vui vẻ và thoải mái. 

Như một loại virus, ‘good vibes’ đó không chỉ dừng lại’ ở phạm vi cá nhân mà còn ‘lan tràn’ ra khắp tổ chức nếu nó được thực hiện đủ nhiều. Nếu mọi người được kudos và nhận được kudos thường xuyên thì tự thân điều đó sẽ trở thành một văn hóa, và good vibes đó sẽ được lan tỏa rộng hơn trong cả team, và rồi vòng tròn good vibes đó lại được lan toả trong cả công ty. Nhìn chung, văn hóa ghi nhận tạo ra rất nhiều điều tích cực bao gồm:

• Nâng cao sự gắn kết và hài lòng của nhân viên

• Gia tăng sự kết nối và gắn kết của team

• Gia tăng năng suất làm việc của cả team

• Mọi người cảm thấy ‘thuộc về’ (sense of belonging) nhiều hơn

Làm sao để tạo ra văn hóa ghi nhận? 

Từ khóa là hãy tạo cơ hội để văn hóa ghi nhận ‘lan tràn’ trên nhiều nền tảng và bối cảnh nhất có thể. Một vài ý tưởng để bắt đầu:

• Bắt đầu một cuộc họp team/ công ty bằng vài lời cảm ơn công khai cho những đóng góp nổi bật trong tuần

• Tạo ra 1 session #kudos như một agenda mặc định đầu mỗi cuộc họp của team

• Tạo một kudos board, hoặc một kudos channel trên group chat của team/ công ty

Mỗi sáng lên được hỏi ê hôm nay bạn biết ơn ai cũng là một cách bắt đầu ngày làm việc dzui dzẻ

“Hữu xạ tự nhiên hương” - những việc tích cực sẽ tự nhiên được lan toả và dần dần sẽ tạo ra một văn hóa giữa mọi người với nhau. Có thể những yếu tố này không đo đếm được trong tổ chức, nhưng mình tin emotional engagement chính là chất keo xúc tác và gắn kết mọi người mạnh mẽ nhất!

#WOTN5

Bài viết thuộc thử thách viết 30 ngày của khóa học Writing On The Net.

- Ngon, sau vòng này là xong chưa

- Tao không biết nữa, chưa nghe HR nói gì hết

Hoặc là:

- Tao apply và phỏng vấn vào công ty đó cả tháng rồi mà không nghe phản hồi đậu hay rớt gì hết

- Ủa gì kì dzậy? Cái đó gọi là bị ghosted đó :))

Đây là hai trong số rất nhiều ví dụ về trải nghiệm ứng viên - candidate experience tệ nhưng khá phổ biến. Trải nghiệm ứng viên là hành trình trải nghiệm của một ứng viên trong suốt quá trình từ lúc ứng tuyển cho đến lúc bắt đầu công việc (onboarding) tại một công ty. 

Tuyển dụng tương tự như đi tìm người yêu vậy, ai cũng mong muốn tìm thấy nhau: đúng người và đúng thời điểm. Nhưng đời thì nhiều trái ngang mà, có những tình huống công ty mở tuyển vị trí mới, sau đó lại đột ngột… dừng tuyển vì khách hàng cancel dự án, hay có những ứng viên phỏng vấn xong xuôi đã nhận offer thì… ‘bùng kèo’ trước ngày đi làm. Đó là những câu chuyện éo le nhưng không hiếm đối với một người làm tuyển dụng. 

Tuy nhiên, đó là những chuyện ngoài tầm kiểm soát của một người làm tuyển dụng. Điều chúng ta có thể kiểm soát đó là đảm bảo ứng viên được trải nghiệm một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, thoải mái và hiệu quả nhất - dù cuối cùng họ có trở thành nhân viên của công ty hay không. 

Bài viết này mình sẽ chia sẻ 5 tips siêu đơn giản mà hiệu quả có thể áp dụng ngay để nâng cao trải nghiệm ứng viên trong tuyển dụng.

1. Chỉ phân công 1 người tuyển dụng follow-up xuyên suốt với ứng viên đó

Tuyển dụng là công việc của cả một team, từ team tuyển dụng, team dự án, đến người ra quyết định tuyển dụng (hiring manager). Vì thế đa phần mọi người hay giao tiếp với ứng viên trên danh nghĩa là Hiring team, hoặc HR Department. Điều này cũng hợp lý thôi. 

Tuy nhiên, mình thấy phương thức phân công 1 người tuyển dụng chịu trách nhiệm là người liên hệ với ứng viên xuyên suốt từ đầu đến cuối mang lại trải nghiệm tốt hơn rất nhiều vì ứng viên có cảm giác được liên hệ với một-con-người, chứ không phải là cả một phòng ban, hay một công ty nào đó. Hơn nữa, chỉ 1 người tuyển dụng liên hệ với ứng viên từ đầu đến cuối sẽ dần dần xây dựng dựng được sự kết nối với ứng viên sâu hơn, là thay đổi nhiều bạn khác nhau. Và điều đó làm họ thoải mái hơn, cởi mở để trao đổi và đặt câu hỏi hơn - cái này gọi là human-centric approach. 

Bạn biết đó, phỏng vấn luôn là một quá trình không mấy dễ chịu, nên nhiệm vụ của người tuyển dụng là hỗ trợ về thông tin (và cả tinh thần) bằng cách chia sẻ những thông tin hữu ích từ những chi tiết nhỏ nhất như là đến phỏng vấn thì đỗ xe ở đâu, đoạn đường gần công ty nào hay kẹt xe. Thậm chí trước đây mình cũng cố gắng hỏi team phỏng vấn là sẽ trao đổi xoay quanh những chủ đề nào, và báo trước sơ qua để ứng viên có sự chuẩn bị và thoải mái hơn.

2. Minh bạch về quy trình phỏng vấn và chia sẻ về bước tiếp theo sau mỗi vòng phỏng vấn

Con người thường không thoải mái với những gì họ chưa biết. Hãy cho ứng viên biết quy trình phỏng vấn gồm bao nhiêu vòng, bước tiếp theo sau vòng phỏng vấn với team dự án sẽ là gì? Công ty sẽ phản hồi kết quả trong vòng mấy ngày?

Có một tip đơn giản mình cũng hay làm, đó là sau khi ứng viên phỏng vấn xong, mình sẽ bắt chuyện với họ (qua chat) ngắn gọn. Chỉ đơn giản hỏi anh thấy phỏng vấn khó không, cảm thấy thế nào, team phỏng vấn hỏi có ‘xoáy’ không… Những chuyện nhỏ nhỏ vậy cũng khiến người tuyển dụng xây dựng được mối quan hệ tốt với ứng viên. 

Quy trình phỏng vấn ‘tiêu chuẩn’ có thể đã được đăng trên website tuyển dụng, hoặc bạn cần thông tin cho ứng viên nếu chưa có. Tuy nhiên, trong thực tế, đôi lúc team sẽ cần nhiều thời gian hơn để quyết định, hoặc có nhiều biến số thay đổi trong quá trình phỏng vấn vị trí đó.

Vì vậy điều quan trọng là bạn chủ động giao tiếp với ứng viên nếu có thay đổi, hoặc hỏi họ như vậy có bất tiện cho quá trình tìm việc của họ không? Có những ứng viên phỏng vấn ở vài công ty cùng một lúc, nên thời gian phản hồi kết quả khá quan trọng đối với họ. 

3. Chia sẻ LinkedIn profiles của những người tham gia phỏng vấn (interviewers)

Một tip nhỏ nữa trong hành trình nâng cao trải nghiệm ứng viên đó là cho ứng viên biết trước họ sẽ trao đổi với ai trong quá trình phỏng vấn. Đây là một tip rất đơn giản nhưng cũng hay bị bỏ qua nhất. 

Chỉ đơn giản là chèn LinkedIn profile của những người sẽ tham gia phỏng vấn trong email mời gửi đến ứng viên, họ đã có thể biết trước họ sẽ nói chuyện với ai, làm vai trò gì. 

Điều này cực kì hữu ích về mặt tâm lý cho ứng viên để họ có sự chuẩn bị phù hợp và họ sẽ cảm thấy được kết nối ngay trước khi gặp mặt. Bởi vì, ứng viên chỉ thể hiện đúng năng lực của họ trong trạng thái thoải mái nhất.

4. Thông báo kết quả tuyển dụng

Tưởng tượng một người tỏ ra thích thú bạn, nói chuyện say sưa trên mạng rồi còn hẹn gặp nhau buổi hẹn đầu tiên. Sau đó bỗng nhiên họ biến mất không nói một lời. Cái này genZ gọi là bị ghosted nè :D

Đó chính là cảm giác của ứng viên khi họ phỏng vấn xong mà không hề được thông báo về kết quả đó: bị ghosted.

Tuyển dụng là một sự tương tác hai chiều đơn giản là cung và cầu thôi. Vì vậy trách nhiệm của người tuyển dụng là thông báo kết quả cho ứng viên, dù đạt hay không. 

Nếu trong trường hợp vì nhiều lý do khác, như khách hàng cancel dự án đột xuất, thay đổi kế hoạch tuyển, đang phân vân giữa 2 ứng viên v.v nên team vẫn chưa ra được quyết định tuyển dụng - ứng viên có quyền được biết kết quả/ tiến độ của quá trình phỏng vấn của họ. That’s part of the deal! 

Vẫn với tiêu chỉ được nêu ở phần 2: minh bạch. Công ty đang cần thêm 2 tuần để cân nhắc? Công ty đang phân giữa 2 ứng viên? Công ty đã cancel vị trí này đột xuất? Công ty đã chọn được người phù hợp? Hãy thẳng thắn thông báo với ứng viên về những gì công ty đang cân nhắc thôi, người hãy trả lời elmmm.

5. Form đánh giá trải nghiệm ứng viên

Để nâng cao được trải nghiệm ứng viên, bạn cần đo lường được nó. Một form đánh giá trải nghiệm quá trình tuyển dụng sẽ vô cùng hữu ích để bạn thu thập đánh gía từ tất cả các ứng viên, từ đó có thể nhận diện ra những điểm cần cải thiện.

Từ kinh nghiệm của mình, nếu bạn kết nối đủ tốt với ứng viên trong quá trình tuyển dụng, hầu hết họ đều sẵn lòng bỏ ra 3 phút để điền vào form đánh giá. Form có thể được gửi qua email sau khi hoàn tất quá trình tuyển dụng với ứng viên đó. 

Cuối cùng, đừng quên:

Trải nghiệm tệ với một nhân viên chăm sóc khách hàng ở Vietcombank nên đánh giá dịch vụ của Vietcombank tệ. Trải nghiệm không suôn sẻ một chức năng trên ứng dụng nên đánh giá ứng dụng tệ. Và tương tự, nếu ứng viên có trải nghiệm tệ với một công ty thì tâm lý thông thường họ cũng sẽ… chê công ty đó. 

Vì vậy, mỗi lần người tuyển dụng tương tác với ứng viên đó là mỗi lần họ có điểm chạm với thương hiệu tuyển dụng. Cách bạn giao tiếp, giá trị bạn tin tưởng - vô hình chung được ‘translate’ thành thương hiệu của công ty. Nghe đã đủ động lực để những người làm tuyển dụng như tụi mình nỗ lực cải thiện trải nghiệm ứng viên chưa? :)

#WOTN5

Bài viết thuộc thử thách viết 30 ngày của khóa học Writing On The Net.